Czy papierowe zgody pacjentów można zamienić na dokument elektroniczny?

  Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej często sprawia kłopoty, więc zajmowałem się już różnymi zagadnieniami jej dotyczącymi (np. tutaj). Ostatnio przy różnych okazjach kilka osób pytało mnie o zamianę papierowej zgody pacjenta na dokument elektroniczny. Czy jest to możliwe? I jak to zrobić? Oczywiście jest to możliwe i można to zrobić. Poniżej omówienie tego zagadnienia.

  Przede wszystkim należy przypomnieć, że obecnie niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności leczniczej (POZ, szpital, prywatny gabinet) mamy obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej (§ 1 ust. 1 rozporządzenia MZ z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, dalej: r.d.m.). Dokumentacja papierowa może być prowadzona wyłącznie w sytuacji, gdy warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej (§ 1 ust. 2 r.d.m.). W wielu podmiotach leczniczych warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają prowadzenie w postaci elektronicznej niektórych rodzajów dokumentacji medycznej, najczęściej dotyczy to np. deklaracji wyboru, karty znieczulenia czy zgody pacjenta. Powstaje więc pytanie, jak postępować ze zgodą pacjenta odebraną w postaci papierowej, gdy prowadzimy dokumentację w postaci elektronicznej.

  Obowiązujące przepisy jednoznacznie wskazują, że podmiot wykonujący działalność leczniczą może dokonać zmiany postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną (art. 13b ust. 1 z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, dalej: u.i.o.z.). Proces ten nazywa się digitalizacją dokumentacji medycznej. Co istotne, cały proces jest bardzo prosty, ponieważ polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego danego dokumentu i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez usługodawcę do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej (art. 13b ust. 2 u.i.o.z.). Dokonanie takiej digitalizacji jest całkowicie bezpieczne dla podmiotu wykonującego działalność leczniczą, ponieważ przepisy przesądzają, że dokument powstały w wyniku digitalizacji dokumentacji medycznej jest równoważny oryginałowi tego dokumentu (art. 13b ust. 3 u.i.o.z.).

  Po zdygitalizowaniu dokumentacji medycznej należy poinformować pacjenta o digitalizacji jego dokumentacji i możliwości odbioru dokumentacji medycznej w postaci papierowej we wskazanym terminie, nie krótszym niż 1 rok od dnia przekazania informacji (art. 13b ust. 4 u.i.o.z.). Jeżeli pacjent się nie zgłosi po dokumentację medyczną we wskazanym terminie, to można ją zniszczyć (art. 13b ust. 6 u.i.o.z.). W praktyce w wielu podmiotach leczniczych pacjent wraz ze zgodą podpisuje od razu oświadczenie w sprawie tego, że po zdygitalizowaniu zgody on rezygnuje z jej odebrania, w takiej sytuacji można od razu po zdygitalizowaniu zniszczyć zgodę papierową.

  Odpowiadając zatem na tytułowe pytanie, papierowe zgody pacjentów można zamienić na dokument elektroniczny.

Radosław Tymiński